Die KI-Verordnung (KI-VO) ist nun seit einigen Monaten in Kraft und viele Unternehmen, wenn auch bei weitem noch nicht alle, befassen sich mit der Umsetzung der daraus resultierenden Anforderungen: KI-Register erstellen, Risikoeinschätzungen vornehmen, KI-Richtlinie aufsetzen, Mitarbeiter schulen…

Doch wie setzt man ein KI-VO-Projekt um, wenn Erfahrungswerte noch fehlen?

Über mehrere Artikel hinweg wollen wir Ihnen einen Einblick in unseren Arbeitsalltag als Compliance-Berater geben, die sich auf KI-VO, Informationsschutz und Datenschutz spezialisiert haben. Anhand einer fiktiven Mandantin, in der wir unsere tatsächlichen Erfahrungen bei der Umsetzung der KI-VO über mehrere Mandanten hinweg gebündelt haben, geben wir einen Einblick in die Umsetzung der KI-VO im Unternehmen – und die Stolpersteine, die einem dabei in den Weg kullern.

Es beginnt eigentlich immer gleich

Die Mandantin möchte unbedingt KI-Tools einsetzen. Dringend. Weil das machen ja jetzt alle, man erhofft sich dadurch Arbeitserleichterung, Schnelligkeit, damit Effizienz, und vielleicht sogar einen Wettbewerbsvorteil. Nachvollziehbar und absolut berechtigt.

Nur mit dem rechtlichen Rahmen hat sich noch niemand auseinandergesetzt – derweil benutzen aber die Mitarbeiter schon mal fleißig KI, im Zweifelsfall mit dem kostenlosen privaten Account, bei dem dann auch alle Daten zu Trainingszwecken verwendet werden; vielleicht auch, weil die Geschäftsleitung vom Potenzial der Technologie überzeugt ist und diese Initiative intern bereits angestoßen hat. Also:

Schritt 1 – Überblick verschaffen

Zunächst müssen wir klären: Welche KI-Tools werden genutzt? Von wem? Wofür, wie, zu welchen Zwecken? Also entwickeln wir gemeinsam mit der Mandantin eine anonyme Umfrage. Doch wie machen wir das, ohne die Mitarbeiter abzuschrecken? Schnell entsteht der Eindruck, die Mitarbeitenden hätten etwas falsch gemacht – wer gibt das schon gern zu, selbst anonym?

Daher ist es extrem wichtig, den Kontext zu setzen: Zunächst einmal stellen wir klar, was wir mit der Umfrage ganz am Ende des Weges erreichen wollen, nämlich einen Überblick zu erhalten, wo im Unternehmen bereits KI-Tools eingesetzt werden und welche Wünsche an die Nutzung von KI bestehen.

Ziele der Umfrage

–          Klare Rahmenbedingungen schaffen

–          Rechtssichere Prozesse etablieren

–          Konkrete Hilfestellungen für die Mitarbeiter bieten

Ziel ist es, den verantwortungsvollen Einsatz von KI im Unternehmen zu ermöglichen – so, dass Mitarbeiter produktiv und sicher mit diesen Tools arbeiten können. Und ganz wichtig: das Ganze muss anonym erfolgen.

Der Aha-Effekt

Soweit so gut, die Umfrage läuft, die Teilnahmequote ist recht hoch – und die Ergebnisse überraschend. Hatte man im Vorfeld noch damit gerechnet, dass so 5 – 7 Tools auf der Liste erscheinen, ist man nun plötzlich mit einer Aufzählung von über 25 KI-Tools konfrontiert, und von einigen hat man auch noch nie etwas gehört: niemand ist kreativer als der außerhalb jeglicher Vorgaben arbeitende Mitarbeiter.

Was wir aus den überraschenden Umfrageergebnissen machen – und wie daraus eine rechtssichere KI-Strategie entsteht –, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

Und wenn Sie Unterstützung bei der rechtssicheren Umsetzung Ihres KI-Projektes benötigen, schreiben Sie uns unter support@v-formation.de an!